Todo empleador del régimen privado está obligado a entregar el certificado de trabajo dentro de las 48 horas siguientes a la extinción del contrato, sin costo y cualquiera que sea la causa del cese. Debe indicar, como mínimo, el tiempo de servicios y la naturaleza de las labores; la apreciación de conducta o rendimiento solo se incluye si el trabajador la pide. Abajo tienes la base legal, el contenido, un modelo editable y un procedimiento para acreditar la entrega ante SUNAFIL.
Base legal: de dónde sale la obligación
La obligación está en la Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Derogatoria del DS 001-96-TR (Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo). Según esa disposición, extinguido el contrato, el trabajador recibirá del empleador, dentro de las 48 horas, un certificado en el que se indique, entre otros aspectos, su tiempo de servicios y la naturaleza de las labores desempeñadas; a solicitud del trabajador, se indicará también la apreciación de su conducta o rendimiento.
Es frecuente leer que la obligación está en el "artículo 35 de la Ley 728". No es así: el art. 35 del TUO del DL 728 (DS 003-97-TR) regula las opciones del trabajador frente a los actos de hostilidad. Citar mal la norma en una carta o en un descargo resta credibilidad, así que usa la referencia correcta.
El cumplimiento lo fiscaliza SUNAFIL, conforme a la Ley General de Inspección del Trabajo (Ley 28806) y su reglamento (DS 019-2006-TR). Con la UIT de 2026 (S/ 5,500), las multas dependen del tamaño de la empresa y del número de trabajadores afectados; las escalas están en nuestra guía de multas laborales frecuentes.
Alcance de la obligación
- Todas las causas de cese: renuncia, vencimiento del plazo, mutuo disenso, despido (incluido el despido por falta grave), cese durante el periodo de prueba, jubilación o cese colectivo.
- Todos los contratos: plazo indeterminado, sujetos a modalidad y tiempo parcial.
- Todos los regímenes del sector privado, incluidas la micro y la pequeña empresa.
- Sin solicitud previa: el plazo corre desde el cese, aunque el trabajador no lo pida.
- Sin condiciones: no puede supeditarse a la devolución de equipos, a la firma de la liquidación ni a un acuerdo de confidencialidad.
Contenido del certificado
| Campo | ¿Obligatorio? | Recomendación |
|---|---|---|
| Datos del empleador (razón social, RUC) | Práctica necesaria | Usa el membrete y la razón social exacta que figura en la planilla. |
| Datos del trabajador (nombres, documento de identidad) | Práctica necesaria | Verifica contra el T-Registro. |
| Tiempo de servicios (fecha de ingreso y de cese) | Sí, por norma | Si hubo reingresos, indica cada periodo por separado. |
| Naturaleza de las labores (cargos y funciones) | Sí, por norma | Describe los cargos con sus fechas y funciones principales, en términos objetivos. |
| Apreciación de conducta o rendimiento | Solo si el trabajador la pide | Pide la solicitud por escrito y limita la apreciación a hechos verificables. |
| Motivo del cese, sanciones, deudas | No | No los incluyas: el certificado sirve para reinsertarse en el mercado laboral. |
| Lugar, fecha y firma del representante | Práctica necesaria | Firma de quien tenga facultades (gerente o jefe de recursos humanos con poder). |
Modelo editable de certificado de trabajo
CERTIFICADO DE TRABAJO
[Razón social del empleador], con RUC N.° [__________], domiciliada en [__________], representada por [nombre], [cargo], certifica que:
El(la) señor(a) [nombres y apellidos], identificado(a) con [DNI/CE] N.° [__________], prestó servicios en nuestra empresa desde el [dd/mm/aaaa] hasta el [dd/mm/aaaa], desempeñando los siguientes cargos y labores:
- [Cargo 1], en el área de [__________], del [dd/mm/aaaa] al [dd/mm/aaaa]: [funciones principales].
- [Cargo 2], en el área de [__________], del [dd/mm/aaaa] al [dd/mm/aaaa]: [funciones principales].
[Párrafo opcional, solo si el trabajador lo solicitó por escrito: apreciación de conducta o rendimiento.]
Se expide el presente certificado en cumplimiento de la Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Derogatoria del Decreto Supremo N.° 001-96-TR.
Lima, [dd] de [mes] de [aaaa].
____________________________
[Nombre del firmante]
[Cargo]
[Correo de contacto para validaciones]
Formato referencial. Adáptalo al membrete de tu empresa y verifica cada dato contra la planilla electrónica.
Cómo entregar el certificado y probar que lo hiciste
En una inspección, SUNAFIL no pregunta si emitiste el certificado, sino si puedes probar que lo entregaste en plazo. Un procedimiento sencillo:
- Día del cese: recursos humanos genera el certificado junto con la liquidación de beneficios sociales y la constancia de cese.
- Entrega presencial: el trabajador firma un cargo con fecha y hora. Si se niega a firmar, deja constancia con dos testigos y envía el documento por correo.
- Entrega digital: envía el PDF firmado digitalmente al correo personal que el trabajador registró, y conserva el correo enviado y, si es posible, la confirmación de lectura.
- Si el trabajador no se presenta: envía el certificado por correo y, si no hay correo registrado, por carta notarial al domicilio que figura en el legajo.
- Archivo: guarda copia del certificado y de la prueba de entrega en el legajo, junto con la liquidación.
Cuando la inspección llegue, sigue los pasos de nuestra guía sobre cómo actuar ante una inspección de SUNAFIL.
Caso práctico 2026: despido por falta grave
Un supervisor de almacén con contrato a plazo indeterminado desde el 1 de febrero de 2021 es despedido por falta grave el 30 de setiembre de 2026, tras el procedimiento de carta de preaviso y descargos. La empresa duda si debe entregarle el certificado.
- Sí debe entregarlo, a más tardar el 2 de octubre de 2026 (48 horas).
- Contenido: periodo del 01/02/2021 al 30/09/2026 y cargo de supervisor de almacén, con sus funciones.
- No se menciona el despido ni la falta: el supervisor no pidió apreciación de conducta y, aunque la hubiera pedido, la empresa debe limitarse a hechos verificables.
- Si el supervisor impugna el despido, el certificado no debilita la posición de la empresa: solo acredita tiempo y labores. Para los efectos económicos de un despido sin causa, revisa la guía de despido arbitrario.
Checklist de salida (offboarding)
- Certificado de trabajo (48 horas).
- Liquidación de beneficios sociales: CTS trunca, vacaciones truncas o pendientes y gratificación trunca, pagada dentro de las 48 horas. Los conceptos están en beneficios sociales del régimen laboral; para el cálculo de la CTS trunca, consulta la guía de la CTS.
- Constancia de cese para la entidad depositaria de la CTS.
- Certificado de retenciones de quinta categoría.
- Baja en el T-Registro con la misma fecha de cese que figura en el certificado (ver T-Registro y PLAME).
- Devolución de equipos y revocación de accesos, en un acta separada.
Errores frecuentes
- Entregar el certificado solo cuando el trabajador lo reclama, semanas después del cese.
- Retenerlo hasta que el trabajador firme la liquidación o devuelva la laptop.
- Poner fechas que no coinciden con el T-Registro o la planilla electrónica.
- Omitir cargos anteriores dentro de la misma empresa o los periodos de un reingreso.
- Incluir el motivo del cese, sanciones o comentarios negativos.
- Firmarlo por alguien sin facultades, lo que obliga a reemitirlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para entregar el certificado de trabajo?
48 horas desde la extinción del contrato, según la Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Derogatoria del DS 001-96-TR.
¿Debe incluir evaluaciones de desempeño?
Solo si el trabajador pide la apreciación de su conducta o rendimiento. Si quieres reconocer un buen desempeño por iniciativa propia, emite una carta de recomendación separada.
¿Se puede emitir en formato digital?
Sí. Un PDF con firma digital y un correo de contacto para validaciones es válido y facilita probar la entrega.
¿Qué hago si el extrabajador perdió su certificado?
Reexpídelo con los mismos datos, previa verificación de identidad, y deja constancia del duplicado en el legajo.
¿Puede el trabajador denunciar la falta de entrega?
Sí, ante SUNAFIL, que puede inspeccionar y sancionar. También puede pedirlo por carta notarial antes de denunciar.
Cierres laborales ordenados
El certificado es un documento breve, pero forma parte de un cierre que SUNAFIL revisa en conjunto: liquidación, constancias, T-Registro y legajo. En Lynch Contadores & Abogados estandarizamos esos documentos y revisamos tus procesos de salida dentro de nuestra asesoría laboral en Lima.
¿Necesitas aplicar esto en tu empresa?
Revisamos tu caso concreto y te indicamos qué corresponde hacer, con qué sustento y en qué plazo. La primera evaluación es sin costo.