Si un trabajador se niega a firmar su boleta de pago, el empleador no comete ninguna infracción por esa sola razón: su obligación es entregar la boleta a más tardar el tercer día hábil siguiente al pago y poder probar que lo hizo. La firma solo acredita la recepción y no significa que el trabajador esté conforme con su contenido. Lo que corresponde es dejar constancia de la entrega por un medio que puedas demostrar ante SUNAFIL o un juez.
Qué dice la norma sobre la boleta de pago
La boleta de pago está regulada por el DS 001-98-TR, que norma las planillas de pago. Su artículo 19 dispone que la boleta se entrega al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. El plazo se cuenta desde el día siguiente al pago: si pagas el viernes 30 de octubre de 2026, el plazo vence el miércoles 4 de noviembre (lunes 2, martes 3 y miércoles 4 son los tres días hábiles).
El empleador conserva el duplicado de la boleta, normalmente firmado por el trabajador. Desde el Decreto Legislativo 1310 (diciembre de 2016), si la remuneración se deposita en una cuenta del sistema financiero, la boleta puede sustituirse por un documento digital puesto a disposición del trabajador mediante tecnologías de la información (correo, intranet, aplicación), siempre que el medio permita acreditar la emisión y que el trabajador tenga un acceso adecuado. En ese caso, la constancia electrónica de recepción reemplaza la firma manuscrita. El artículo 3 del DLeg 1310 obliga además a conservar los documentos y constancias de pago durante cinco años contados desde el pago.
La guía de boletas de pago del Ministerio de Trabajo (2023) recuerda dos ideas que conviene tener claras:
- La carga de probar que se pagó la remuneración y que se entregó la boleta corresponde al empleador.
- La firma del trabajador, o su confirmación electrónica, no implica que renuncie a reclamar montos que considere adeudados y que no figuren en la boleta.
Contenido mínimo de la boleta
La boleta debe reflejar fielmente lo que figura en la planilla electrónica. Como mínimo incluye:
- Datos del empleador: razón social y RUC.
- Datos del trabajador: nombres, documento de identidad, categoría o cargo, fecha de ingreso y régimen pensionario (ONP o AFP, con su CUSPP).
- Periodo: mes, quincena o semana que se paga, y días laborados.
- Ingresos: remuneración básica, asignación familiar, horas extras, comisiones y demás conceptos.
- Descuentos: aporte a la ONP o a la AFP (aporte, prima de seguro y comisión), retención de quinta categoría, adelantos, préstamos y retenciones judiciales.
- Aportes del empleador: EsSalud (9%), que se informa pero no se descuenta al trabajador.
- Neto a pagar.
Si la boleta contiene datos distintos a los declarados en la planilla, el problema ya no es la falta de firma: es una infracción de mayor gravedad. Por eso la boleta debe emitirse desde la misma información del libro de planillas electrónico y del PLAME.
Qué significa que el trabajador no firme
La negativa a firmar suele ser una forma de expresar desacuerdo: con un descuento, con horas extras no reconocidas o con un adelanto que el trabajador no reconoce. Jurídicamente, la negativa no invalida la boleta ni libera al empleador de entregarla. Lo que sí cambia es la prueba: sin firma, necesitas otro medio para acreditar que entregaste el documento dentro del plazo.
Tampoco corresponde sancionar al trabajador por no firmar. La firma no es una obligación laboral cuyo incumplimiento justifique una amonestación, y presionarlo puede convertirse en un acto de hostilidad. La respuesta correcta es documental, no disciplinaria.
Sanción por no entregar la boleta
No entregar al trabajador las boletas de pago en los plazos y con los requisitos previstos es una infracción leve en materia de relaciones laborales (numeral 23.2 del artículo 23 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, DS 019-2006-TR). Consignar en la boleta datos distintos a los de la planilla, o datos falsos, es una infracción grave.
La multa depende del tamaño de la empresa y del número de trabajadores afectados. Con la UIT de 2026 (S/ 5,500), los rangos aproximados de una infracción leve son:
| Tipo de empleador | Rango en UIT | Rango en soles (2026) |
|---|---|---|
| Microempresa (inscrita en el REMYPE) | 0.05 a 0.23 | S/ 275 a S/ 1,265 |
| Pequeña empresa (inscrita en el REMYPE) | 0.10 a 1.15 | S/ 550 a S/ 6,325 |
| No MYPE | 0.26 a 15 | S/ 1,430 a S/ 82,500 |
La sanción se calcula por cada infracción y según la cantidad de trabajadores afectados, de modo que no entregar boletas a toda la planilla durante varios meses puede escalar rápido. Revisa los montos actualizados en nuestra guía de multas laborales más frecuentes de SUNAFIL.
Procedimiento recomendado ante la negativa a firmar
- Escucha el motivo. Pregunta qué concepto objeta. Muchas negativas se resuelven corrigiendo un error de cálculo o explicando un descuento (por ejemplo, la retención judicial por alimentos).
- Entrega la boleta de todos modos. No retengas el documento hasta que firme. El plazo de tres días hábiles sigue corriendo.
- Deja constancia escrita. En el duplicado anota "El trabajador recibió la boleta y se negó a firmar", con fecha y hora, y que firmen dos testigos (por ejemplo, el jefe inmediato y alguien de recursos humanos).
- Envía la boleta por un medio verificable. Un correo al correo personal o corporativo del trabajador, con la boleta en PDF, deja trazabilidad. Si tienes un acuerdo de entrega electrónica, usa la plataforma pactada.
- Responde por escrito a su reclamo. Si objeta un monto, contesta indicando el sustento o reconociendo el error y regularizándolo en la siguiente planilla con una boleta rectificada.
- Archiva todo durante cinco años. Duplicado con la anotación, correo de envío, acuse o registro de lectura y respuesta al reclamo.
La mejor solución: entrega electrónica pactada
Si pagas por depósito bancario, firma con cada trabajador un acuerdo para recibir la boleta por medios electrónicos (lo ideal es incluirlo en el contrato de trabajo o en una adenda). Con ese acuerdo, la constancia electrónica de recepción reemplaza la firma y el problema de la negativa prácticamente desaparece. La autoridad inspectiva ha considerado que, para prescindir de la firma, debe existir ese acuerdo previo con los trabajadores, de modo que no basta con empezar a enviar las boletas por correo sin haberlo pactado.
Al redactar o revisar los contratos, aprovecha para incluir esta cláusula; te explicamos cómo en la guía para redactar un contrato de trabajo.
Caso práctico 2026
Comercial Andina SAC paga el sueldo de octubre de 2026 el viernes 30 de octubre. La trabajadora Rosa tiene una remuneración de S/ 2,500, percibe asignación familiar (10% de la RMV de S/ 1,230 = S/ 123) y está afiliada a AFP Integra con comisión sobre el flujo (1.55%).
| Concepto | Cálculo | Importe (S/) |
|---|---|---|
| Remuneración básica | 2,500.00 | |
| Asignación familiar | 10% de 1,230 | 123.00 |
| Total ingresos | 2,623.00 | |
| AFP: aporte obligatorio | 10% de 2,623 | 262.30 |
| AFP: prima de seguro | 1.37% de 2,623 | 35.94 |
| AFP: comisión sobre el flujo | 1.55% de 2,623 | 40.66 |
| Total descuentos | 338.90 | |
| Neto a pagar | 2,623 − 338.90 | 2,284.10 |
| EsSalud (aporte del empleador) | 9% de 2,623 | 236.07 |
No hay retención de quinta categoría: la renta anual proyectada (2,623 × 12 + dos gratificaciones de 2,623 con su bonificación extraordinaria de 9%) es S/ 37,194.14, por debajo de la deducción de 7 UIT (S/ 38,500). El detalle de este cálculo está en la guía de renta de quinta categoría 2026.
El lunes 2 de noviembre Rosa recibe su boleta, pero se niega a firmar porque esperaba que se le pagaran horas extras. La empresa anota la negativa en el duplicado con dos testigos, envía el PDF a su correo ese mismo día y le pide por escrito el detalle de las horas reclamadas. Si el registro de control de asistencia confirma el sobretiempo, lo paga en la planilla de noviembre con la sobretasa legal (25% las dos primeras horas y 35% las siguientes). La entrega quedó acreditada dentro del plazo, que vencía el 4 de noviembre.
Asiento contable del devengo (octubre 2026)
| Cuenta | Debe (S/) | Haber (S/) |
|---|---|---|
| 621 Remuneraciones | 2,623.00 | |
| 627 Seguridad, previsión social y otras contribuciones | 236.07 | |
| 4031 Instituciones públicas: EsSalud | 236.07 | |
| 407 Administradoras de fondos de pensiones | 338.90 | |
| 411 Remuneraciones por pagar | 2,284.10 | |
| Totales | 2,859.07 | 2,859.07 |
Al pagar se carga la 411 y se abona la 104 (cuentas corrientes) por S/ 2,284.10. El pago de EsSalud y de la AFP se registra según explicamos en cómo registrar el asiento del pago a EsSalud y AFP. Que la trabajadora no haya firmado no cambia en nada el registro contable ni la deducibilidad del gasto: lo que exige la Ley del Impuesto a la Renta es que la remuneración esté declarada en el PLAME y pagada.
Qué revisa SUNAFIL en una inspección
Ante una denuncia por falta de boletas, el inspector suele pedir las boletas de un periodo determinado y la prueba de entrega. Te pedirá, según el caso:
- Los duplicados firmados o, en su defecto, la anotación de la negativa con testigos.
- Los correos de envío o los registros de la plataforma electrónica (fecha de puesta a disposición y de lectura).
- El acuerdo de entrega electrónica, si prescindes de la firma.
- La coincidencia entre la boleta, el PLAME y los depósitos bancarios.
Si detecta la infracción, normalmente emite primero una medida de requerimiento para que subsanes. Subsanar dentro del plazo otorgado reduce la multa. Te recomendamos preparar este expediente antes de cualquier visita; revisa también cómo actuar ante una inspección de SUNAFIL.
Errores frecuentes
- Retener la boleta hasta que el trabajador firme. Es justamente lo que configura la infracción: la boleta no se entregó en plazo.
- Escribir "conforme" junto a la firma. La firma no acredita conformidad; añadir esa palabra no impide un reclamo posterior.
- Amonestar o descontar por no firmar. No hay base legal y puede considerarse hostilidad.
- Enviar boletas por WhatsApp o correo sin acuerdo previo y sin poder acreditar la recepción. El canal digital solo sustituye la firma si fue pactado y deja constancia.
- Mostrar EsSalud como descuento. EsSalud es un aporte del empleador; descontarlo al trabajador es un error grave.
- Emitir la boleta con datos distintos al PLAME. Es una infracción grave, más costosa que la falta de firma.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que el trabajador firme la boleta de pago?
No como condición de validez. La boleta vale aunque no esté firmada. La firma, o la constancia electrónica de recepción, sirve para que el empleador pruebe la entrega.
Si el trabajador firma, ¿pierde el derecho a reclamar?
No. La firma solo acredita que recibió la boleta. Puede reclamar conceptos impagos dentro del plazo de prescripción, que en materia laboral es de cuatro años desde el cese.
¿Puedo enviar la boleta solo por correo electrónico?
Sí, si pagas por depósito en cuenta y tienes un acuerdo con el trabajador para la entrega electrónica, y el sistema permite acreditar el envío y el acceso. Sin ese acuerdo, conserva además el duplicado firmado o la constancia de negativa.
¿Cuánto tiempo debo conservar las boletas?
Cinco años desde la fecha de pago, según el artículo 3 del DLeg 1310. En la práctica conviene guardarlas mientras pueda haber un reclamo laboral.
¿El trabajador puede pedir su boleta después de renunciar?
Sí. El empleador debe entregarla, y el trabajador puede pedirla por escrito o denunciar ante SUNAFIL si no la recibe. Al cese también corresponden la liquidación de beneficios y el certificado de trabajo.
Conclusión
La negativa a firmar se maneja con prueba, no con presión: entrega en plazo, anotación con testigos, envío por un medio verificable y respuesta escrita al reclamo. La solución de fondo es pactar la entrega electrónica y emitir boletas que cuadren con el PLAME. En Lynch revisamos tus planillas, boletas y procedimientos de entrega como parte de nuestra asesoría laboral en Lima, para que una discrepancia con un trabajador no se convierta en una multa.
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