IGV en reembolsos y gastos compartidos: guía práctica para SUNAT

Un reembolso de gastos puro no está gravado con IGV: quien adelantó el pago solo recupera lo que desembolsó por cuenta de otro, sin margen. El problema aparece cuando el comprobante del proveedor está a nombre de quien pagó, cuando se cobra algo más que el costo o cuando el "gasto compartido" es en realidad un servicio o un subarrendamiento. En esos casos SUNAT trata el cobro como una operación gravada y revisa quién tiene derecho al crédito fiscal.

Esta guía explica la regla del artículo 14 de la Ley del IGV, cómo documentar cada escenario y cómo se registran los asientos con la tasa vigente en 2026 (18% = 15.5% de IGV + 2.5% de IPM).

Qué dice la norma: el artículo 14 de la Ley del IGV

La base legal está en el TUO de la Ley del IGV e ISC (DS 055-99-EF). Su artículo 13 fija como base imponible el valor de venta o el total de la retribución, y el artículo 14 define ese valor como la suma total que queda obligado a pagar el adquirente o usuario del servicio, incluidos los cargos que se facturen por separado.

Sobre los reembolsos, el mismo artículo 14 precisa que los gastos realizados por cuenta del comprador o usuario del servicio forman parte de la base imponible cuando consten en el comprobante de pago emitido a nombre del vendedor o de quien presta el servicio. Puedes revisar el texto en la publicación oficial de SUNAT.

De ahí salen dos ideas prácticas:

• A nombre de quién está el comprobante del tercero es decisivo. Si está a nombre del beneficiario real, quien adelantó el pago solo actúa por encargo y recupera el dinero sin IGV.
• Si el gasto forma parte del servicio que tú prestas (por ejemplo, los pasajes del consultor que viaja para cumplir tu encargo), integra tu retribución y va gravado aunque lo llames "reembolso" en la factura.

Para el crédito fiscal rigen además los artículos 18 y 19 de la Ley del IGV: la adquisición debe ser costo o gasto para el Impuesto a la Renta de quien la usa, destinarse a operaciones gravadas y estar sustentada en un comprobante válido anotado en el registro de compras. Si necesitas repasar estos requisitos, revisa nuestra guía para calcular el crédito fiscal del IGV del mes.

Reembolso puro, refacturación y cobro con margen

Ojo con el último caso: refacturar con IGV un costo que no tuvo IGV (sueldos del personal, una comisión inafecta) crea un débito fiscal que el cliente sí usará como crédito, y SUNAT puede cuestionar el crédito del cliente si no existe una prestación gravada real.

Caso práctico 2026: tres formas de tratar el mismo gasto

Comercial Andina SAC (X) contrata un transporte de S/ 1,000 + IGV para trasladar mercadería de su cliente Distribuidora Sur SAC (Y). El IGV de S/ 180 se descompone en S/ 155 de IGV y S/ 25 de IPM; total S/ 1,180.

Escenario 1: reembolso puro (factura a nombre de Y)

El transportista emite la factura a nombre de Y, pero X la paga por encargo. X no registra gasto ni crédito fiscal: solo tiene una cuenta por cobrar.

Y registra el gasto (6311 Transporte de carga, S/ 1,000) y el crédito fiscal (40111, S/ 180) contra la cuenta por pagar a X (4699, S/ 1,180). Lo que no debe hacer X es usar el crédito fiscal de una factura ajena y luego cobrar sin factura: así nadie sustenta correctamente el gasto ni el IGV.

Escenario 2: refacturación sin margen (factura a nombre de X)

Si la factura del transportista sale a nombre de X, X usa el crédito fiscal y emite a Y una factura por S/ 1,000 + S/ 180. El débito y el crédito se compensan.

Efecto en X: IGV neto S/ 0 (180 − 180) y renta neta S/ 0 (ingreso 1,000 − gasto 1,000).

Escenario 3: cobro con margen

X factura a Y S/ 1,300 + IGV S/ 234 = S/ 1,534. Ya no hay reembolso: es una prestación gravada.

Los S/ 54 equivalen exactamente al 18% del margen de S/ 300. Además, si el servicio facturado está comprendido en el Anexo 3 del SPOT y supera S/ 700, Y deberá evaluar la detracción (revisa nuestra guía del sistema de detracciones).

Gastos compartidos: pago directo o una empresa que paga y refactura

Dos empresas, A y B, comparten un local cuyo alquiler mensual es de S/ 3,000 + IGV S/ 540 = S/ 3,540, en partes iguales.

Opción 1: cada empresa recibe su propia factura

Si el arrendador acepta facturar por separado (S/ 1,500 + S/ 270 = S/ 1,770 a cada una), no hay reembolso entre A y B. Cada una deduce su gasto y usa su crédito fiscal. Es la opción más limpia y la que menos discusión genera en una fiscalización.

Opción 2: A paga todo y cobra a B su parte

Si el contrato y la factura están a nombre de A, A usa el crédito fiscal de S/ 540 y, al cobrar a B, en los hechos le cede el uso de parte del local: es un subarrendamiento, operación gravada. A emite factura a B por S/ 1,500 + S/ 270 = S/ 1,770.

• Detracción: el arrendamiento de bienes (código 019) tiene una tasa de 10% y la factura supera S/ 700. B deposita S/ 177 en la cuenta de detracciones de A en el Banco de la Nación y le paga S/ 1,593.
• Civil: el subarrendamiento requiere el asentimiento escrito del arrendador (artículo 1692 del Código Civil). Sin él, A incumple su contrato.
• IGV de A: débito S/ 270 frente a crédito S/ 540 en ese concepto.

Servicios compartidos entre empresas del grupo

Cuando una empresa del grupo presta servicios administrativos, contables o de sistemas a las demás y reparte el costo, no basta con prorratear. Para que el gasto sea deducible en quien lo recibe, el artículo 32-A, inciso i), de la Ley del Impuesto a la Renta exige acreditar que el servicio se prestó efectivamente y que aporta valor (el llamado test de beneficio), además de documentar los costos y el criterio de reparto. Lo desarrollamos en el artículo sobre el test de beneficio de SUNAT. Entre partes vinculadas, el precio debe respetar el valor de mercado según las reglas de precios de transferencia.

Cómo documentar un reembolso para que resista una fiscalización

1. Contrato o carta de encargo que diga que los gastos son por cuenta del cliente y se reembolsan al costo, sin margen.
2. Comprobante del proveedor a nombre del beneficiario siempre que sea posible, con su RUC.
3. Liquidación de gastos firmada que relacione cada comprobante, su importe y el medio de pago usado.
4. Medio de pago bancarizado cuando el importe lo exija (Ley 28194).
5. Registro contable separado en una cuenta por cobrar, nunca mezclado con los ingresos del servicio.

SUNAT suele pedir esta documentación cuando cruza las compras del beneficiario en el SIRE con los pagos que salen de las cuentas de otra empresa. Si el gasto no se vincula con tu negocio, el reparo afecta tanto la deducción (por falta de causalidad) como el crédito fiscal.

Errores frecuentes

• Usar el crédito fiscal y cobrar sin factura. Quien usa el crédito debe refacturar con IGV; si no, el beneficiario se queda sin sustento y tú con un crédito por un gasto ajeno.
• Llamar "reembolso" a un costo propio del servicio. Movilidad, viáticos o pasajes necesarios para cumplir tu encargo integran la retribución gravada.
• Refacturar con IGV gastos que no lo tuvieron. Sueldos, boletas o servicios exonerados se recuperan sin IGV.
• Prorratear alquileres sin contrato de subarriendo ni detracción.
• No anotar las facturas en el período correcto, lo que traslada el crédito a otro mes y puede llevar al rechazo descrito en nuestro artículo sobre por qué SUNAT rechaza el crédito fiscal.

Preguntas frecuentes

¿El reembolso de gastos lleva IGV?

No, si es un reembolso puro: comprobante a nombre del beneficiario, importe exacto y sin margen. Sí, cuando el comprobante está a nombre de quien cobra o el gasto forma parte de su servicio (artículo 14 de la Ley del IGV).

¿Qué comprobante emito para cobrar un reembolso puro?

No emites factura gravada por ese importe, porque no es una venta tuya. Lo usual es una liquidación de gastos con copia de los comprobantes que están a nombre del cliente. Si el comprobante está a tu nombre, emites factura con IGV.

¿Puedo cobrar una comisión por gestionar los pagos?

Sí, pero la comisión es una retribución por servicios gravada con IGV. Factúrala por separado del reembolso para no contaminar la parte que no está gravada.

¿El reembolso es ingreso para el Impuesto a la Renta?

En el reembolso puro no hay ingreso ni gasto propio: solo una cuenta por cobrar. En la refacturación sí hay ingreso, pero se compensa con el gasto registrado.

¿Qué pasa si SUNAT recalifica mi reembolso?

Puede determinar un débito fiscal omitido sobre el importe cobrado, más intereses (TIM de 0.9% mensual) y la multa del artículo 178.1 del Código Tributario, con la gradualidad que corresponda. Para ver el panorama del impuesto, revisa nuestra guía del IGV con ejemplos.

Los reembolsos y los gastos compartidos son operaciones cotidianas, pero un comprobante mal emitido convierte un traslado neutro en una contingencia. En Lynch revisamos contratos, flujos de facturación y crédito fiscal desde nuestro servicio de asesoría tributaria en Lima, para que cada empresa del grupo deduzca lo que le corresponde.