Funciones de un estudio contable: importancia y servicios que ofrece

Un estudio contable se encarga de registrar las operaciones de tu empresa, llevar los libros que exige SUNAT, preparar las declaraciones de impuestos y planillas, y elaborar estados financieros que te sirvan para decidir. Su importancia está en dos frentes: evita multas y contingencias tributarias, y te da información confiable para negociar con bancos, socios y proveedores. Estas son sus funciones, cómo se organizan en el mes y qué debes exigirle.

Funciones principales de un estudio contable

1. Contabilidad y libros electrónicos

Registra ventas, compras, gastos, planillas y movimientos bancarios; hace conciliaciones, calcula depreciaciones y provisiones, y cierra cada mes. Los libros que debes llevar dependen de tu régimen y de tus ingresos (artículo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta):

Además, los libros deben llevarse de forma electrónica si tus ingresos llegan a 75 UIT (S/ 412,500 en 2026) o eres exportador. El Registro de Ventas y el de Compras se llevan hoy en el SIRE para la mayoría de contribuyentes; repasa cómo funciona en la guía del SIRE de SUNAT.

2. Cumplimiento tributario

Calcula y presenta mensualmente el IGV y los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta (Formulario Virtual 621 o PDT según el caso), controla detracciones, retenciones y percepciones, y prepara la declaración anual. En 2026 debe aplicar correctamente la tasa de 18% del IGV, que ahora se descompone en 15.5% de IGV y 2.5% de IPM (Ley 32387).

3. Planillas y obligaciones laborales

Prepara la planilla electrónica (T-Registro y PLAME), calcula aportes (EsSalud 9%, ONP 13% o AFP), gratificaciones, CTS y vacaciones, y emite las boletas de pago. Desde octubre de 2026 la remuneración mínima es S/ 1,230 (DS 015-2026-TR) y la asignación familiar S/ 123, cambios que el estudio debe reflejar en la planilla.

4. Estados financieros e información de gestión

Elabora el estado de situación financiera, el estado de resultados y el flujo de efectivo, y los complementa con indicadores: márgenes, liquidez, endeudamiento y rotación. Los estados financieros los firma un contador público colegiado, profesión regulada por la Ley 28951. Para interpretarlos, te ayudarán los ratios financieros principales.

5. Atención a SUNAT y SUNAFIL

Responde esquelas y requerimientos, prepara la documentación de una fiscalización y coordina con los abogados cuando hay que reclamar. Una contabilidad conciliada reduce el riesgo de reparos.

6. Asesoría y formalización

Orienta en la elección de régimen tributario, la constitución de la empresa, presupuestos, costos y decisiones de financiamiento.

Lo que un estudio contable no debería hacer

• Auditar los estados financieros que él mismo prepara. La auditoría externa exige independencia: quien lleva la contabilidad no puede emitir la opinión de auditoría sobre esas mismas cifras. Puede, eso sí, hacer revisiones internas y conciliaciones.
• Prometer "pagar menos impuestos" sin sustento. La planificación tributaria debe basarse en normas vigentes y en operaciones reales.
• Quedarse con tu clave SOL sin control. Lo recomendable es crear usuarios secundarios con permisos limitados.

El ciclo mensual de trabajo

1. Primeros días del mes: recepción de comprobantes, estados de cuenta y novedades de personal del mes anterior.
2. Antes del vencimiento: registro de compras y ventas, conciliación con el SIRE, cálculo del IGV y del pago a cuenta, planilla y PLAME.
3. Vencimiento según el último dígito del RUC: presentación y pago de impuestos y aportes.
4. Después del vencimiento: cierre contable, conciliaciones bancarias y reporte de gestión al cliente.

Este flujo es la versión práctica del proceso contable y sus etapas.

Caso práctico 2026: ¿contador interno o estudio contable?

Distribuidora Lima Sur S.A.C. está en el Régimen MYPE Tributario, vende S/ 1,200,000 al año y tiene 8 trabajadores. Con esos ingresos le basta el Registro de Ventas, el de Compras y el Libro Diario simplificado (no supera 300 UIT), pero debe llevarlos de forma electrónica porque supera las 75 UIT.

Cada mes, el estudio debe calcular su pago a cuenta del Impuesto a la Renta (1% de los ingresos netos, porque no supera 300 UIT, según el DL 1269) y su IGV. Por ejemplo, en un mes con ventas de S/ 100,000 y compras gravadas de S/ 70,000 (valores sin impuestos):

• Pago a cuenta del Impuesto a la Renta: 1% × S/ 100,000 = S/ 1,000.
• Débito fiscal: S/ 15,500 de IGV (15.5%) más S/ 2,500 de IPM (2.5%) = S/ 18,000.
• Crédito fiscal: S/ 10,850 de IGV más S/ 1,750 de IPM = S/ 12,600.
• Impuesto por pagar: S/ 4,650 de IGV más S/ 750 de IPM = S/ 5,400.

Ahora la empresa evalúa contratar un contador en planilla con sueldo de S/ 4,500 mensuales (supuesto). Su costo anual para la empresa sería:

Equivale a S/ 6,160 al mes, sin contar software, equipo, capacitación ni el riesgo de que una sola persona concentre todo el conocimiento. Con ese dato la empresa puede comparar propuestas de estudios contables. Para tener una referencia de mercado, revisa cuánto cuestan los servicios de un estudio contable en Lima y valora también lo que no se ve en la planilla: continuidad en vacaciones, revisión por un segundo profesional y acceso a especialistas laborales y tributarios.

Cómo elegir un estudio contable

• Pide que el contador responsable esté colegiado y habilitado.
• Verifica que tenga experiencia en tu régimen y en tu sector (comercio, construcción, servicios, exportación).
• Exige un contrato con alcance claro: qué libros, qué declaraciones, qué reportes y en qué plazos.
• Pregunta qué sistema contable usa y si podrás consultar tu información en línea.
• Pide un reporte mensual, no solo la constancia de presentación.
• Compara también cómo se organiza el estudio: su análisis FODA, su visión y su misión dicen mucho de cómo trabaja.

Errores frecuentes al trabajar con un estudio contable

• Entregar los comprobantes tarde y esperar que la declaración salga a tiempo.
• Pensar que el estudio responde por todo: el contribuyente sigue siendo responsable ante SUNAT de sus obligaciones.
• No revisar nunca los estados financieros mensuales.
• Mezclar gastos personales con gastos de la empresa, que luego SUNAT repara.
• Cambiar de estudio sin pedir la entrega formal de libros, claves y archivos.

Preguntas frecuentes

¿Un estudio contable solo declara impuestos?

No. También lleva los libros, prepara planillas, elabora estados financieros, atiende a SUNAT y asesora en decisiones como el régimen tributario o el financiamiento.

¿Puedo tercerizar solo una parte, por ejemplo planillas?

Sí. Es común empezar por planillas o declaraciones y ampliar luego a contabilidad completa.

¿Quién responde si hay una multa?

Ante SUNAT responde la empresa. La responsabilidad del estudio frente a su cliente depende del contrato y de si el error le es atribuible.

¿Necesito auditoría si tengo estudio contable?

Son servicios distintos. La auditoría la pide la ley en ciertos casos o un banco o inversionista; la hace una firma independiente, como las que se describen en el artículo sobre las Big Four o una firma de auditoría local.

En Lynch llevamos la contabilidad, los impuestos y las planillas de empresas de distintos sectores, con reportes mensuales y especialistas legales en el mismo equipo. Conoce el alcance de nuestro servicio de outsourcing contable en Lima.